Utilizzare email con dominio personale

Trattiamo oggi, finalmente, un tema molto importante anche se un po’ tecnico. L’articolo di oggi può infatti non essere adatto a chiunque ma non perdetevi d’animo subito: come sempre cercheremo di renderlo il più semplice possibile e dunque utilizzare email con dominio personale è un articolo che secondo noi può aiutare tutti e tutte!

Iniziamo intanto spiegando di cosa stiamo parlando. Il dominio del proprio indirizzo email è quello che si trova dopo la chiocciola. Dunque se avete un indirizzo email su Gmail sarà @gmail.com, se avete un dominio su Proton Mail sarà @protonmail.com oppure @proton.me e via così.

Questa cosa, come potete forse già immaginare e come già sa chi ha cambiato indirizzo email, si porta dietro alcuni problemi. Il più importante di tutti è il fatto di essere vincolati a un provider. Se ovunque vi registrate con il vostro account @gmail.com o con il vostro nuovo account @proton.me il giorno in cui vi stancate e volete cambiare nuovamente provider dovrete ancora modificare tutti i siti a cui siete iscritti e notificare tutte le persone che vi hanno tra i contatti.

Questo è indipendente dal fatto che siate su Gmail, su Proton Mail, su Libero, Fastweb o qualsiasi altro provider. Se state usando il loro dominio siete vincolati a loro e spostarsi sarà sempre una complicazione (più o meno piccola).

Utilizzare email con dominio personale

Una delle soluzioni a questo problema è l’utilizzo degli alias, come addy.io (che una volta si chiamava AnonAddy), SimpleLogin o altri di cui abbiamo parlato qui. Questa soluzione però non piace a tutti e può non essere la risposta definitiva al problema.

L’altra soluzione, quella di cui vi parleremo oggi, è registrare un proprio dominio personale e utilizzarlo con qualsiasi provider si vuole.

Cosa significa, in breve?

Che voi acquistate il dominio xxyyxx.it e, finché lo rinnovate, rimarrà vostro. Lo collegate a un provider e il giorno che vi stancate di quel provider semplicemente lo cambiate. Certo, dovrete portarvi comunque dietro le vecchie email (se non le avete già scaricate tramite IMAP) ma nessuno si accorgerà che avete cambiato provider perché il vostro indirizzo email rimarrà sempre nome@xxyyxx.it.

Se volete un esempio è un po’ come quando cambiate operatore telefonico: nessuno sa e a nessuno interessa se siete con Vodafone o con TIM. Nel momento in cui cambiate contratto il vostro numero di telefono rimarrà uguale. Lo stesso accade con l’email su dominio personale. Il giorno che passate il dominio xxyyxx.it da Proton Mail a Infomaniak nota non dovrete dire nulla a nessuno.

Questa cosa, come avrete capito, è molto importante ma è anche decisamente poco di moda. Uno dei motivi per cui sono in pochi a farlo è che non sempre è una pratica facile ed è sicuramente più semplice registrarsi su un qualsiasi provider e basta. Un altro dei motivi è che spesso non si pensa al futuro e si dà per scontato che “questo nuovo provider è proprio quello che fa per me”.

L’esperienza invece ci porta a sapere che non esiste il provider perfetto, che le cose cambiano, le persone cambiano e anche i provider possono cambiare. Possono succedere cose, a voi o al servizio scelto, che vi fanno cambiare idea e che vi fanno avere necessità differenti.

Per tutta una serie di motivi sarebbe dunque importante fare lo sforzo di capire di cosa si sta parlando e di provare a gestire in autonomia un dominio.

Vediamo dunque i passi che riteniamo opportuni per fare questa scelta.

1. Scelta del dominio

La prima cosa da fare, anche se sembra banale, è la scelta del dominio da utilizzare. Può sembrare una sciocchezza, ma non lo è affatto! È il dominio che dovrete dare alle persone, magari anche a voce. Dunque se scegliete un dominio troppo strano o troppo difficile da pronunciare o da scrivere può diventare un problema.

Alcune idee possono essere utilizzare nomi di minerali, di pietre oppure di elementi chimici. Non lasciatevi subito scoraggiare dal fatto che molti domini sono già occupati: dovete considerare che oltre al nome del dominio c’è anche l’estensione (.it, .com, .xyz)! Detto più banalmente: se ametista.it è occupato ametista.io o ametista.eu magari è libero.

Un altro suggerimento: se la vostra idea è comunque quella di creare una mail seria con nome.cognome**@xxyyxx.it** potete provare a vedere se il dominio con il vostro cognome è libero per poter fare, eventualmente, nome@cognome.it (o qualsiasi altra estensione). Per tutto il resto (cioè per tutti quelli che non devono sapere il vostro cognome) ci sono sempre addy.io o SimpleLogin che, tra le altre cose, con i piani a pagamento funzionano anche con un eventuale altro dominio personale!

2. Scelta del registrar

Una volta che avete scelto il dominio dovete scegliere da chi acquistarlo!

Ora inizia la parte un po’ più complessa, ma non troppo, vediamola insieme. Avete, sostanzialmente, due possibilità:

1. acquistare un dominio e anche delle caselle email dallo stesso registrar. Questa è l’operazione più semplice in assoluto perché, normalmente, il registrar si occuperà di tutto e saranno pieni di guide e strumenti per guidarvi. Anzi, spesso e volentieri sarà proprio tutto automatico. Questa è l’opzione suggerita per i neofiti che non vogliono intraprendere avventure più complesse. In questo caso, però, dovrete escludere alcuni provider email che non vendono il dominio come ad esempio Proton;
2. acquistate il dominio da un qualsiasi registrar e poi lo fate puntare su un altro provider. Spiegato con un esempio: comprate il dominio su ovh.it ma voi volete utilizzare la casella email di Proton Mail. In questo caso qualsiasi registrar va bene purché vi permetta di modificare i DNS. Non abbiate paura di questo acronimo, normalmente quando si acquista un dominio c’è sempre questa possibilità.

C’è anche una via di mezzo: il registrar statunitense Porkbun vende il dominio insieme alle caselle di Proton Mail, con tutto già impostato fonte, a partire da 5,99 dollari al mese. È comodo per chi vuole Proton ma non ha voglia di mettere le mani sui DNS.

Sì, ma quanto costa il tutto?

La cifra da spendere è difficile da quantificare perché dipende da molti fattori: intanto alcune estensioni fonte e alcuni domini costano più di altri. Poi dipende da cosa avete bisogno, quante caselle email e quanti GB vi servono, per esempio. Per un dominio normale con qualche casella da pochi GB si parte da una ventina di euro l’anno, ma con alcuni registrar una sola casella può costare da sola diverse decine di euro l’anno: confrontate sempre i prezzi del rinnovo, non solo quelli del primo anno.

Se poi scegliete dei provider a crittografia zero-knowledge come Proton Mail allora il prezzo sicuramente lieviterà un po’: il dominio personale su Proton funziona solo con un piano a pagamento fonte.

Alcuni possibili registrar

Come detto nel punto precedente, una delle soluzioni più pratiche e indolori è scegliere un registrar che offre servizi email e che permette anche di registrare il dominio. In questo caso il vostro lavoro è davvero minimo perché non dovrete fare altro che scegliere il dominio e acquistare il pacchetto email che vi interessa che normalmente include anche un certo numero di caselle email e determinati GB da poter usare.

Esistono diversi registrar che permettono di farlo, ve ne suggeriamo alcuni: tutti europei o svizzeri.

Gli stessi registrar che indichiamo qui possono essere utilizzati per acquistare solo il dominio e sfruttare le email su un altro provider.

• Gandi, registrar francese che vi permette di registrare domini e di creare indirizzi email. Le caselle non sono più incluse gratuitamente con il dominio come una volta e oggi costano parecchio: da 4,99€ al mese (più IVA) per ogni casella da 10GB fonte. C’è una webmail e potete usare IMAP per leggerla su qualsiasi client di posta;

• Infomaniak nota , una nostra vecchia conoscenza. Azienda e server svizzeri, insieme al dominio offrono un indirizzo email gratuito con il vostro dominio fonte, con servizi limitati; per avere più indirizzi si passa ai pacchetti a pagamento. Come client webmail utilizzano un sistema creato da loro che assomiglia molto, esteticamente, a Gmail. Anche in questo caso comunque potete usare IMAP su qualsiasi client di posta;

• OVH, altro registrar francese serio e affidabile. Non offrono email gratuite insieme al dominio ma vendono pacchetti email economici. Utilizzano Roundcube per la webmail fonte ma potete sfruttare IMAP;

• Aruba, è una società italiana con server (green) di proprietà in Italia. Il pacchetto con dominio e 5 caselle email da 1GB costa 0,99€ più IVA il primo anno e poi 16,49€ più IVA l’anno dal rinnovo. La webmail è la loro ed è possibile usare IMAP;

• Hetzner, offrono insieme al dominio acquistato anche hosting (per creare quindi un sito) e anche le caselle email. Il piano base parte da 1,60€ al mese più IVA (con 8,32€ di attivazione una tantum), con caselle illimitate e 10GB di spazio in tutto; il dominio si paga a parte. C’è una webmail ed è possibile utilizzare IMAP.

Ce ne sono sicuramente molti altri ma questi sono secondo noi i più affidabili e conosciuti. Se invece cercate un provider email da collegare al vostro dominio, nella nostra lista di alternative a Gmail trovate quelli che consigliamo.

Dominio da una parte, email da un’altra

Come già spiegato, la seconda opzione è quella un po’ più complessa. Vi permetterà di registrare il dominio su un qualsiasi dei registrar sopra-citati ma dovrete poi autonomamente configurare la vostra casella email.

E qui arriva la parte difficile anche per noi. Perché ovviamente ogni provider ha le sue opzioni e ha il suo pannello di controllo ed è letteralmente impossibile creare una guida unica per tutti. Dunque cerchiamo di darvi una linea guida generale che dovrebbe valere, più o meno, per tutti:

• dopo aver acquistato il dominio scegliete il vostro provider email preferito. Come detto moltissimi di quelli che da sempre proponiamo permettono di associare un dominio personale, di solito con un piano a pagamento. Uno tra tutti che lo permette è, ad esempio, Proton Mail;

• andate nel vostro profilo email e cercate da qualche parte la possibilità di aggiungere un dominio personale (o cercate nelle FAQ del vostro provider come fare). Per quanto riguarda Proton Mail, per esempio, vi basterà andare nelle Impostazioni e cliccare su Nome dominio. Qui non dovrete fare altro che cliccare su Aggiungi dominio e seguire le istruzioni.

Modifica dei DNS

Ora arriva la parte un po’ più difficile: parliamo di DNS. I DNS, come abbiamo spiegato in passato, sono una sorta di elenco telefonico che aiuta il tuo computer a trovare l’indirizzo del sito che volete visitare. Quello che dovete fare, dunque, è spiegare al vostro registrar che la vostra email è su Proton Mail (in questo caso).

• la gestione dei DNS cambia davvero tanto da provider a provider. Generalmente però dovete guardare nelle impostazioni e cercare da qualche parte “modifica i DNS” o “modifica la zona DNS”;

• seguite le istruzioni che compaiono. Generalmente dovrete solo aggiungere alcuni record con determinati valori: un record di tipo TXT per dimostrare che il dominio è vostro, i record di tipo MX (dicono dove consegnare la posta) e poi quelli per SPF, DKIM e DMARC, che servono a non far finire le vostre email nello spam e a impedire che altri le spediscano a nome vostro;

• se il registrar aveva già dei record MX suoi, cancellateli: altrimenti una parte della posta potrebbe continuare ad arrivare alla vecchia casella invece che al nuovo provider.

Non è necessario che sappiate esattamente cosa significhino tutte queste sigle (ovviamente se vi interessa, approfondite in autonomia!). L’importante è che rispettiate pedissequamente quello che vi viene detto: se Proton Mail vi dice di aggiungere il valore XXXXX in un record di tipo TXT voi eseguite questa operazione sul pannello dei DNS del vostro registrar.

Attenzione al rinnovo

C’è una cosa che vale per tutti, qualunque strada scegliate: il dominio non si compra per sempre, si affitta, e va rinnovato ogni anno (o ogni pochi anni). Se ve ne dimenticate il dominio scade e, dopo un periodo di tolleranza, chiunque può ricomprarlo e ricevere le email indirizzate a voi, comprese quelle per reimpostare le password dei vostri account.

Per stare tranquilli bastano tre accortezze:

1. attivate il rinnovo automatico del dominio;
2. proteggete l’account del registrar con una password robusta e con l’autenticazione a due fattori;
3. come email di contatto del registrar usate un indirizzo che non sia sul dominio stesso: se qualcosa va storto con il dominio, gli avvisi del registrar devono poter arrivare comunque.

Utilizzare email con dominio personale: le conclusioni

Sappiamo bene che quest’ultima parte può sembrare difficile e complessa da capire. Per questo diciamo che se pensate di non riuscirci e di non volerci nemmeno provare potete optare per la prima opzione, quella del registrar che fa tutto automaticamente.

Se ne parliamo, però, è perché crediamo che in realtà sia un’operazione alla portata di tutti e tutte soprattutto se si supera l’iniziale paura di non farcela.

L’articolo finisce qui, non ci sembra ci sia molto altro da dire. Una volta che avete fatto l’ultima operazione dei DNS dovrebbe funzionare tutto e dovreste essere a posto! Per qualsiasi aiuto potete venire a trovarci su Matrix, su Feddit o su Telegram.

Un’ultimissima cosa prima di concludere: alcuni provider, come ad esempio Proton con qualsiasi piano a pagamento fonte, permettono anche il catch-all. In sostanza vi permettono di ricevere qualsiasi email indirizzata al vostro dominio, senza alcun limite. Significa che se acquistate il dominio @xxyyzz.it chiunque manderà una mail a qualsiasiindirizzo@xxyyzz.it voi la riceverete se attivate questa opzione.

Questa cosa ha dei lati negativi e dei lati positivi. I lati negativi sono che questo potrebbe portarvi più spam visto che alle volte viene fatta la pesca a strascico fonte. Se però non avete paura dello spam i lati positivi sono che potete avere qualsiasi alias semplicemente, senza costi aggiuntivi. Vi basterà dare in giro l’indirizzo qualsiasiindirizzo@xxyyzz.it quando vi registrate da qualche parte e rendere pressoché inutili o ridondanti i servizi come addy.io e simili.

Se utilizzate già un dominio personale per la vostra email o se avete deciso di farlo proprio dopo aver letto questo articolo fatecelo sapere!